Hoeveel voorraad moet je inkopen voor een piek?

Met de feestdagen voor de deur ben je als webshopeigenaar waarschijnlijk al druk met de voorbereidingen. Heb je genoeg voorraad ingeslagen, of juist te veel? Last minute nabestellen wil je natuurlijk voorkomen. Maar je wilt ook niet met stapels voorraad komen te zitten wanneer de bestellingen juist weer teruglopen. Active Ants zet een paar tips op een rij om de pieken en dalen voor te zijn.

Voorspel je voorraad

Voorraad inkopen is normaal al een uitdaging, laat staan als de bestellingen opeens door het dak gaan. Niet voor niets harken webwinkels in Nederland tijdens kerst en sinterklaas gemiddeld 20 procent meer omzet binnen volgens CBS. Bovendien heeft elke verkoper zo zijn eigen pieken en dalen, met name als je seizoensproducten of trendy artikelen verkoopt. Als je dan ook nog op marktplaatsen verkoopt naast je eigen webshop, raak je het overzicht snel kwijt.

Door je voorraad te voorspellen, kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Zo kun je inschatten hoeveel je moet inkopen, hoe snel het verkoopt en wat het uiteindelijk oplevert. Dit kan je handmatig bijhouden, maar als klant van Active Ants kun je hier ook onze eigen Warehouse Management Software (WMS) en speciale forecasting-tool voor gebruiken. Bovendien is ons systeem erop ingericht om makkelijk in te spelen op veranderende orderaantallen.

Hoe hoog is de vraag?

Als webshop moet je soms in de toekomst kijken, zeker als leveranciers lange levertijden hebben. Maar voor een vooruitziende blik moet je eerst achterom kijken. Pak je verkoopgeschiedenis er dus eens bij om de vraag in te schatten. Hoeveel bestellingen komen er gemiddeld binnen per maand, en hoe vergelijkt dit met je beste maand(en)? Welke producten doen het altijd goed, en welke vliegen uit de schappen tijdens je piek?

Als je het softwaresysteem van Active Ants gebruikt, krijg je hier al twee keer per dag actuele verkooprapportages van. Zo krijg je een idee hoeveel extra orders je kan verwachten. Om te weten hoeveel je moet inkopen, kun je daarnaast kijken naar het verkooppercentage: het deel van je inkoop dat binnen een maand weer de deur uit is. Dit bereken je zo:

 Als je van 100 ingekochte eettafelstoelen er 70 verkoopt in een maand, is je verkooppercentage dus 70 procent. Dan doe je het heel goed: veruit de meerderheid raakt snel verkocht. Je kunt je verkooppercentage per artikel berekenen, maar ook per productcategorie of merk. Zo weet je ook meteen welke producten meer marketingbudget verdienen.

Hoe lang ligt een product op de plank?

Natuurlijk koop je het liefst zo laat en zo min mogelijk in. Maar je wil ook niet riskeren dat je hardlopers opraken. Tegelijkertijd kost een product op de plank je automatisch geld: het neemt opslagruimte in en wordt met de tijd minder waard. Om hier balans in te vinden, wil je grip krijgen op je omloopsnelheid.

Ben jij klant bij Active Ants? Dan kan je met één druk op de knop al je magazijnbewegingen, voorraadaantallen en ouderdomsanalyses inzien. Maar je kunt ook eens je omloopsnelheid gedurende het jaar berekenen:

 Stel, in een jaar verkoop je voor 20.000 euro met een gemiddelde voorraadwaarde van 5.000 euro. Dan is je omloopsnelheid dus 4. Dit wil zeggen dat je voorraad 4 keer per jaar aangevuld moet worden. Hoe hoger het cijfer, hoe sneller producten van de plank verdwijnen.

Als je doorloop ongeveer gelijk is aan de bestelperiode tussen twee inkooporders x 2 + levertijd, zit je goed.

Toch zegt zo’n rekensom ook niet alles. Dure producten hebben over het algemeen een langzamere omloop, bijvoorbeeld. En je wil niet een nieuwe lading trendy artikelen inkopen wanneer ze uit de mode raken. Bovendien kunnen je bestelkosten verschillen. Je omloopsnelheid is dus een goede wegwijzer, maar klamp je er ook niet aan vast.

Wat levert je voorraad op?

Loop je steeds tegen de grenzen van je werkkapitaal aan? Dan kun je je afvragen of je voorraad niet efficiënter en dus goedkoper kan. Want hoe sneller jij je artikelen verkoopt, hoe sneller je weer geld in het laatje brengt. Daarom is het slim om de winstgevendheid van je inventaris onder de loep te nemen.

In het WMS-systeem van Active Ants kan je je actuele voorraadpositie, dagverkopen en omzetgegevens er altijd even bij pakken. Bovendien denken wij met je mee als het om cashflow gaat, zoals door een extra ruime betaaltermijn. Je kunt daarnaast je voorraadefficiëntie toetsen:

 Je voorraadefficiëntie is een percentage dat je meestal per product uitrekent. Dit wordt ook wel je Return on Investment (ROI) genoemd, namelijk: hoeveel krijg je terug voor elke euro die je uitgeeft? Hiermee kun je afwegen of het de moeite waard is om een artikel groots in te kopen. Je kunt je efficiëntie opkrikken door een hogere omloopsnelheid of korting te bedingen bij je leverancier.

Waarom inzicht in je voorraad zo belangrijk is

Je voorraad voorspellen kan je dus een hoop brengen. Zeker tijdens een piek, als de vraag in korte tijd omhoog en weer omlaag schiet. Als jij zicht hebt op je magazijn, kom je met minder overtollige producten te zitten die je in de uitverkoop moet doen of zelfs moet afschrijven. Ook kun je tijdig afstemmen met leveranciers om vertragingen te voorkomen.

Tenslotte biedt jij klanten zo de best mogelijke ervaring. Want zolang producten beschikbaar zijn, kun je die ook snel leveren.

Optimaliseer je voorraad met Active Ants

Active Ants kan je hierbij helpen. Met onze WMS-software en forecasting-tool heb je toegang tot de belangrijkste data om je voorraad te optimaliseren. Bovendien is ons systeem erop gebouwd om snel te kunnen opschalen en afschalen bij een piek. Ook je retourenstroom en klantenservice, waar tijdens piekmomenten meer druk op komt, kunnen wij uit handen nemen.